成長の布石

〜今日の自分をちょっぴり上回る明日へ〜

仕事のスケジュールは「期限」から逆算して管理しよう

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期限のない作業は仕事とは言えない

仕事において、「締切」や「納期」と言ったものは必ず存在します。いつか解決すれば良い仕事というものは、存在しないのではないかと私は考えています。何度も後回しにされる仕事というのは、すぐに処理しなくても誰も困らないということが言えますので、それは「仕事」と言えないとそう思うのです。

 

仕事とは利益を生み出すための作業を指します。仕上がりがいつになっても困らない作業については、正直、必要な仕事ではないのです。期限を意識しないで作業に取り組むということは、担当者のマイペースな作業で取り組むことができるので、趣味や道楽と周りから見られても仕方がないのです。だから評価されないのです。

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最初に期限を確認しましょう

社会人として期限を意識することは当然です。上司からの作業指示や、お客様の依頼など期限を明確にしておいて、作業スケジュールを立てます。これは、自分自身が独断で決めることはできない時間の約束です。相手が依頼する時間までに、要望を満たすことができなければ、何も価値を生み出さないのです。

 

もちろん、作業をお願いするときも「いつまでに〜」という期限をはっきりさせた上で、依頼しなければなりません。相手によって頼みづらいこともあるかもしれませんが、期限を伝えた上で相手の反応を見るべきです。もし、できないということが、依頼した時に判明すれば、他の手段を考えることもできるわけです。

 

お願いするときも、お願いされるときも、期限を曖昧にしてしまうと、仕事が効率的に進まないばかりか、お互いにわだかまりが残ることになりますので、注意しましょう。

スケジュールを立てるときは期限を念頭に実施する

仕事は、基本的に期限を守らなければなりません。約束を果たせないでいると、相手からの信用は一気になくなります。また、その信用を回復させることはとても大変な作業です。ですから、スケジュールを立てる際は、まず期限の確認を行い記載しましょう。

 

その期限から逆算して、いつまでに何をしなければならないかを、日々のスケジュールに落とし込んでいく必要があります。もちろん、既存の日々の業務も考えた上で、スケジュールに落とし込む必要があります。無理なスケジュールを立てて、本来の業務にも支障が出て、新たな作業も完了しないのでは本末転倒です。場合によっては、本来の業務を誰かに依頼するという手段も考える必要が出てきたりもします。

 

締切が決まると俄然、やる気が出てくる

依頼される仕事の中には「時間ができた時に進めてもらえれば」というものもあると思います。このような仕事は、優先順位を下げてしまう人がほとんどでしょう。

 

締切が決まっていないと、人間はやる気が出ない生き物だと思った方が良いです。

 

時間ができたらという考えは人それぞれ感覚が違うもので、依頼した側は、「そんなに忙しくないだろう」と思って数日での完了を予想し、依頼された側は、「今は他にやることもあるから、来月くらいでもいいか」と考え、この時点で思違いが発生してしまいます。

 

このちょっとした考え違いから、依頼した側の「あの人は仕事が遅い」というネガティブなイメージを抱いてしまうことも少なくないのです。これは非常に損な話ではないでしょうか。

 

曖昧な期限の元、仕事を進めていると「やり忘れ」も発生してしまいます。自分のするべきことのスケジュール管理は期限を明確にして記載していきましょう。

 

それでは!

 

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